راهنمای عملی مدیریت پروژه چابک با معیارهای روشن، مثال قابل اجرا و نکته هایی که برای انتخاب یا اجرای درست باید بدانید.
مدیریت پروژه چابک رویکردی برای کار در شرایطی است که نیاز و راه حل با یادگیری تغییر می کنند. به جای قفل کردن تمام جزئیات در ابتدا، تیم ارزش را در بخش های کوچک تحویل می دهد، بازخورد می گیرد و برنامه را اصلاح می کند. Kanban یکی از روش های مدیریت جریان است؛ Scrum چارچوب دیگری است و این دو را نباید مترادف Agile دانست.
پاسخ کوتاه
برای شروع با Kanban، جریان فعلی را روی برد نشان دهید، کار جاری را محدود کنید، سیاست ورود و خروج هر ستون را روشن سازید و با داده جریان بهبود دهید. صرف کشیدن سه ستون «انجام نشده، در حال انجام، انجام شده» مدیریت چابک نمی سازد؛ بازخورد، شفافیت و تغییر آگاهانه لازم اند.
برد کانبان چه چیزی را نشان می دهد؟
هر کارت یک مورد کار و هر ستون مرحله واقعی جریان است. برای تیم محتوا، «آماده نگارش»، «نگارش»، «بازبینی»، «آماده انتشار» و «انجام شده» می تواند مناسب باشد. سیاست هر ستون مشخص می کند کارت چه زمانی وارد و خارج می شود. کار مسدود باید علامت و اقدام رفع مانع داشته باشد.
محدودیت WIP
راهنمای Kanban، WIP را تعداد موارد شروع شده و تمام نشده تعریف می کند. وقتی افراد کارهای زیادی را شروع می کنند، زمان چرخه طولانی و مانع پنهان می شود. محدودیت WIP تیم را مجبور می کند پیش از شروع کار تازه، به پایان دادن یا رفع مانع کمک کند. عدد اولیه فرض است و با داده تنظیم می شود.
چهار سنجه جریان
- WIP: کار شروع شده و تمام نشده؛
- Throughput: تعداد موارد کامل شده در واحد زمان؛
- Work Item Age: سن کار جاری از شروع؛
- Cycle Time: زمان شروع تا پایان مورد کامل شده.
این سنجه ها برای یادگیری سیستم اند، نه مقایسه افراد. کارت سریع و پیچیده اندازه یکسان ندارند؛ عدد بدون زمینه می تواند گمراه کننده باشد.
تفاوت Kanban و Scrum
Scrum طبق راهنمای رسمی شامل Scrum Team، رویدادها، Artifactها و تعهدهای مرتبط است و Sprint دارد. Kanban بر تعریف و بهبود جریان تمرکز می کند و الزام نمی کند کار حتما در Sprint بسته شود. می توان Kanban را کنار Scrum به کار برد، اما اجرای چند ستون به معنی اجرای کامل هیچ کدام نیست.
اجرای گام به گام
- جریان فعلی را همان طور که هست ترسیم کنید.
- نقطه شروع و پایان اندازه گیری را مشخص نمایید.
- سیاست ورود و خروج ستون ها را بنویسید.
- برای مراحل فعال محدودیت WIP آزمایشی بگذارید.
- کار مسدود و سن کار را قابل مشاهده کنید.
- جلسه کوتاه را حول جریان و مانع برگزار نمایید.
- با داده چند هفته یک تغییر کوچک آزمایش کنید.
در نوتوا می توانید ستون های پروژه را تنظیم، کارت را جابه جا، مسئول و موعد بدهید، زیرتسک و فایل اضافه و با تاریخچه تغییر را دنبال کنید. محاسبه خودکار سنجه های Kanban یا CFD به عنوان قابلیت بومی ادعا نمی شود؛ برای تحلیل تخصصی باید داده را جداگانه نگه دارید.
مثال تیم طراحی
تیم پنج نفره هشت طرح را هم زمان در «در حال طراحی» دارد و هیچ چیز به بازبینی نمی رسد. محدودیت WIP را روی سه می گذارد، تعریف آماده بازبینی را روشن می کند و اعضا به جای شروع طرح جدید، به تکمیل فایل و رفع مانع کمک می کنند. بعد از چند هفته Cycle Time و تعداد بازگشت از بازبینی را می بینند و سیاست کیفیت را اصلاح می کنند.
خطاهای رایج
کپی کردن ستون تیم دیگر، محدودیت بدون اختیار حل مانع، پنهان کردن کار فوری، استفاده از سنجه برای رتبه بندی افراد، داشتن ستون های بسیار زیاد و نبود تعریف پایان خطاهای رایج اند. Agile به معنی بی برنامه بودن نیست؛ برنامه در بازه های کوتاه با یادگیری تازه اصلاح می شود.
سیاست کار فوری و کلاس خدمت
اگر هر درخواست فوری بتواند محدودیت WIP را بشکند، سیستم به صف اضطراری دائمی تبدیل می شود. تعریف کنید چه شرایطی واقعا Expedited است، چه کسی آن را تایید می کند و ورود آن چه کاری را متوقف می سازد. تعداد این موارد را مرور کنید؛ فوریت زیاد معمولا نشانه برنامه ریزی ضعیف، ظرفیت ناکافی یا کیفیت پایین است.
همه کارها به یک سیاست نیاز ندارند. موعد ثابت، کار استاندارد و کار نامطمئن می توانند روش خدمت متفاوتی داشته باشند، اما این تفاوت باید روشن و محدود باشد. رنگ کارت بدون سیاست مشترک ارزشی ایجاد نمی کند.
جلسه بازبینی جریان
به جای گزارش تک تک افراد، از راست برد شروع کنید و بپرسید چه چیزی می تواند زودتر تمام شود. کار مسدود و پیر را قبل از کار تازه ببینید. سپس ظرفیت پایین دست را بررسی و فقط در صورت وجود فضا مورد جدید بکشید. بازبینی دوره ای سنجه ها برای یافتن الگوست؛ یک هفته بد به تنهایی دلیل تغییر بزرگ فرایند نیست.
بهبود را به شکل آزمایش بنویسید: «اگر بازبینی طراحی را به دو نوبت روزانه تقسیم کنیم، انتظار کمتر می شود.» معیار، بازه و نتیجه را تعیین کنید و بعد تصمیم بگیرید تغییر حفظ، اصلاح یا لغو شود.
چه زمانی رویکرد پیش بینی پذیر مناسب تر است؟
اگر محدوده و روش پایدار، وابستگی های فنی سخت و تعهد قراردادی دقیق دارید، برنامه زمان بندی پیش بینی پذیر یا ترکیبی ضروری است. PMI نیز رویکرد Predictive، Adaptive و Hybrid را براساس میزان قطعیت متمایز می کند. انتخاب رویکرد باید از ماهیت پروژه بیاید، نه مد روز.
جمع بندی
مدیریت چابک با تحویل کوچک، بازخورد و تطبیق کار می کند. Kanban جریان را قابل مشاهده، WIP را محدود و بهبود را داده محور می سازد. از جریان واقعی شروع کنید، سیاست ها را روشن و تغییر کوچک را آزمایش نمایید.
برای اجرا، راهنمای نماهای پروژه، مقاله مدیریت پروژه چیست؟ و پیگیری پیشرفت پروژه را ببینید.