راهنمای عملی روش GTD با معیارهای روشن، مثال قابل اجرا و نکته هایی که برای انتخاب یا اجرای درست باید بدانید.
روش GTD یا Getting Things Done یک روش مدیریت تعهدهاست که به جای نگه داشتن کارها در ذهن، آنها را در یک سیستم قابل اعتماد ثبت و پردازش می کند. چارچوب رسمی پنج مرحله دارد: Capture، Clarify، Organize، Reflect و Engage. ترجمه عملی آن چنین است: جمع آوری، روشن کردن معنا، قرار دادن در جای مناسب، مرور منظم و انتخاب آگاهانه کار بعدی.
GTD چه مسئله ای را حل می کند؟
ذهن برای یادآوری همه تعهدها قابل اعتماد نیست و نگه داشتن حلقه های باز توجه را مصرف می کند. GTD پیشنهاد می کند ابتدا همه ورودی ها را بیرون از ذهن جمع کنید و بعد درباره هرکدام تصمیم بگیرید. این روش تقویم، پروژه و فهرست اقدام را یکی نمی کند؛ هرکدام نقش مشخصی دارند.
مرحله اول: Capture یا جمع آوری
هر چیزی که توجه شما را گرفته در یک یا چند Inbox محدود ثبت کنید: درخواست مشتری، ایده، قبض، پیام یا کاری که باید انجام شود. در این مرحله تصمیم گیری عمیق لازم نیست. عنوان کوتاه اما قابل شناسایی بنویسید و از پراکندگی میان کاغذ، پیام رسان و چند اپ جلوگیری کنید.
ورودی با تسک فرق دارد. «ایمیل مشتری» هنوز تصمیم نشده است؛ ممکن است نیاز به پاسخ، آرشیو یا پروژه جدید داشته باشد. Inbox محل موقت است و باید در مرور خالی شود.
مرحله دوم: Clarify یا روشن کردن
برای هر ورودی بپرسید: قابل اقدام است؟ اگر نه، حذف، مرجع یا «شاید بعدا» می شود. اگر بله، اقدام بعدی فیزیکی و روشن چیست؟ اگر کمتر از چند دقیقه است ممکن است همان لحظه انجام شود؛ اگر باید فرد دیگری انجام دهد واگذار می شود؛ و اگر بیش از یک اقدام دارد، پروژه محسوب می گردد.
مثال: «وب سایت جدید» پروژه است. اقدام بعدی می تواند «نوشتن معیار پذیرش صفحه اصلی» باشد. «پاسخ به علی درباره زمان جلسه» یک اقدام است. نوشتن فعل روشن کیفیت سیستم را بالا می برد.
مرحله سوم: Organize یا سازمان دهی
اقدام ها در جای متناسب قرار می گیرند:
- تقویم برای کاری که باید در روز یا ساعت مشخص انجام شود؛
- فهرست اقدام بعدی برای کار قابل انجام؛
- فهرست انتظار برای مورد واگذار شده؛
- فهرست پروژه ها برای نتایج چندمرحله ای؛
- مرجع برای اطلاعات بدون اقدام؛
- شاید بعدا برای امکانی که فعلا تعهد نیست.
همه کارها را در تقویم نریزید. اگر کاری تاریخ قطعی ندارد، تقویم را با موعد ساختگی شلوغ نکنید. می توانید آن را در فهرست زمینه مناسب نگه دارید و در مرور انتخاب کنید.
مرحله چهارم: Reflect یا مرور
سیستم بدون مرور قابل اعتماد نمی ماند. مرور روزانه برای تقویم و کارهای نزدیک است؛ مرور هفتگی برای خالی کردن Inbox، دیدن همه پروژه ها، بررسی انتظارها و به روز کردن فهرست هاست. اگر کارهای کامل بسته نشوند یا پروژه بدون اقدام بعدی بماند، ذهن دوباره مجبور می شود همه چیز را نگه دارد.
یک مرور هفتگی سبک:
- ورودی های پراکنده را جمع کنید.
- Inbox را تا تصمیم گیری کامل پردازش کنید.
- تقویم گذشته و آینده نزدیک را ببینید.
- برای هر پروژه حداقل یک اقدام بعدی داشته باشید.
- فهرست انتظار و کارهای عقب افتاده را بررسی کنید.
- فهرست شاید بعدا را بدون اجبار مرور کنید.
مرحله پنجم: Engage یا انجام
اکنون از میان اقدام های آماده، با توجه به زمینه، زمان، انرژی و اهمیت انتخاب می کنید. GTD به معنی اجرای مکانیکی اولین ردیف نیست. هدف این است که گزینه های واقعی و به روز جلوی شما باشند تا با اطمینان تصمیم بگیرید.
اجرای GTD در نوتوا
می توانید یک فهرست Inbox، پروژه های جدا، ستون «اقدام بعدی»، «منتظر پاسخ» و «انجام شده» بسازید. کارت تسک برای اقدام، زیرتسک برای اجزای کوچک، موعد شمسی و یادآور برای زمان حساس و یادداشت برای مرجع یا شرح پروژه به کار می رود. فیلتر مسئول و وضعیت مرور را کوتاه می کند.
نوتوا قالب رسمی آماده GTD یا موتور خودکار پردازش Inbox ندارد؛ این ساختار پیشنهادی است که با قابلیت های موجود بازسازی می شود. اگر روش دیگری با ذهن و کار شما سازگارتر است، لازم نیست واژگان GTD را به اجبار وارد کنید.
مثال از ورودی تا اقدام
ورودی «مشتری درباره تمدید پشتیبانی پرسیده» وارد Inbox می شود. هنگام روشن کردن می فهمید نتیجه مطلوب «تمدید قرارداد» است و چند گام دارد، پس پروژه ای کوچک می سازید. اقدام بعدی «بررسی سوابق سرویس و آماده کردن پیشنهاد» است. موعد پاسخ سه شنبه است و یادآور دوشنبه صبح تنظیم می شود. پس از ارسال پیشنهاد، کارت به «منتظر پاسخ» می رود و در مرور هفتگی پیگیری می شود.
خطاهای رایج در GTD
ساخت پوشه های زیاد پیش از شکل گیری عادت مرور، ثبت عنوان مبهم، گذاشتن همه چیز در تقویم، تبدیل «شاید بعدا» به فهرست گناه، نداشتن اقدام بعدی و تمرکز بر ابزار به جای رفتار خطاهای رایج اند. ابتدا یک Inbox و یک مرور هفتگی قابل ادامه بسازید؛ زمینه ها و فهرست های بیشتر را فقط هنگام نیاز اضافه کنید.
جمع بندی
GTD پنج رفتار را به هم متصل می کند: جمع آوری، روشن کردن، سازمان دهی، مرور و انجام. نقطه قوت آن بیرون آوردن تعهدها از ذهن و تبدیل ورودی مبهم به اقدام روشن است. با یک پروژه آزمایشی و مرور هفتگی شروع کنید و پیچیدگی را تدریجی افزایش دهید.
برای اجرا، راهنمای تسک ها، مقاله مدیریت کارهای روزانه و راهنمای پروژه ها را دنبال کنید.