گنجینه فایل‌ها

گنجینه مرکز نگهداری فایل‌های فضای فعال است. هر فایل یک هویت ثابت دارد و می‌تواند تصویر، ویدئو، صوت، ویس، PDF، سند، فایل صفحه‌گسترده یا آرشیو باشد. بالای صفحه تعداد فایل‌ها و دایرکتوری‌ها، فضای مصرف‌شده و فضای باقی‌مانده پلن را می‌بینید. تب‌های «دایرکتوری»، «همه فایل‌ها»، «اخیر»، «منتخب‌ها»، «اشتراک‌گذاری‌شده» و «سطل زباله» مسیرهای اصلی مدیریت هستند. نمای شبکه برای مرور تصویری و نمای فهرست برای مقایسه سریع نام، نوع، حجم، نسخه و اتصال‌ها در دسترس است و انتخاب شما در همان مرورگر حفظ می‌شود. فایل‌ها را یک‌بار آپلود کنید، در دایرکتوری‌ها مرتب نگه دارید و بدون ساخت کپی تازه در بخش‌های مختلف نوتوا دوباره به کار ببرید. این بخش برای آن ساخته شده است که کارهای مربوط به «گنجینه فایل‌ها» را از یک مسیر روشن و بدون پراکندگی انجام دهید. هر عملی که ثبت می‌کنید فقط در محدوده حساب، فضای کاری یا محتوایی اثر می‌گذارد که در برنامه انتخاب کرده‌اید؛ بنابراین پیش از شروع، عنوان صفحه و در صورت وجود نام فضای فعال را بررسی کنید. گزینه‌ها و دکمه‌های قابل مشاهده براساس نقش شما، پلن فعال و وضعیت همان محتوا تنظیم می‌شوند و ممکن است برای کاربران مختلف یکسان نباشند. پس از ذخیره یا اجرای هر تغییر، پیام نتیجه را در همان صفحه ببینید تا مطمئن شوید عملیات کامل شده است؛ اگر پیام خطا نمایش داده شد، اطلاعات واردشده و اتصال اینترنت را بررسی کنید و پیش از تکرار درخواست منتظر پایان عملیات قبلی بمانید. ادامه این راهنما مسیر واقعی کار را با همان نام‌هایی که در رابط نوتوا می‌بینید توضیح می‌دهد.

overview

چه زمانی به کار من می‌آید؟

وقتی یک فایل باید در چند یادداشت، تسک، نقشه ذهنی، رکورد CRM یا گفتگوی تیمی استفاده شود، بهتر است آن را از گنجینه انتخاب کنید تا نسخه‌های فیزیکی تکراری نسازید. گنجینه به فضای شخصی یا Workspace فعال وابسته است؛ پس پیش از آپلود یا اشتراک‌گذاری، نام فضای فعال را بررسی کنید. فایل داخل سطل زباله تا حذف دائمی همچنان از سهمیه کم می‌کند و اتصال‌های موجود آن تا زمانی که فایل را برای همیشه حذف نکرده‌اید قابل استفاده می‌مانند. برای فایل متصل، نوتوا پیش از حذف محل‌های استفاده را نشان می‌دهد تا ناخواسته محتوای دیگری را ناقص نکنید. استفاده از «گنجینه فایل‌ها» زمانی بهترین نتیجه را می‌دهد که پیش از شروع بدانید خروجی موردنظر چیست، چه کسی باید آن را ببیند و چه کسی اجازه تغییر آن را دارد. اگر کار شخصی است آن را در فضای شخصی نگه دارید و اگر بخشی از همکاری تیمی است، فضای کاری درست و سطح دسترسی اعضا را پیش از ثبت اطلاعات انتخاب کنید. هرجا انتخاب فضای کاری در صفحه وجود ندارد، عملیات در همان حساب یا محتوای بازشده انجام می‌شود. مراحل اصلی این راهنما شامل از منوی اصلی «گنجینه» را باز و فضای فعال را بررسی کنید.، در «دایرکتوری» پوشه مقصد را باز کنید یا یک دایرکتوری تازه بسازید.، فایل‌ها را روی صفحه رها کنید یا «آپلود فایل» را بزنید؛ آپلود بلافاصله آغاز می‌شود. است. انجام مرحله‌ها به همین ترتیب احتمال ثبت در فضای اشتباه، ایجاد مورد تکراری یا دادن دسترسی ناخواسته را کمتر می‌کند. بعد از پایان کار، صفحه را یک‌بار بازبینی کنید و از نمایش وضعیت موفق، عنوان درست و آخرین تغییر مطمئن شوید. برای عملیات حساس مانند حذف، انتشار، پرداخت یا تغییر دسترسی نیز متن پنجره تأیید را کامل بخوانید؛ زیرا نتیجه بعضی از این عملیات بلافاصله برای اعضای دیگر یا بازدیدکنندگان عمومی قابل مشاهده است.

پیداکردن و مرتب‌کردن فایل‌ها

در تب «دایرکتوری» پوشه‌ها مانند یک ساختار پوشه‌ای باز می‌شوند و فایل‌های همان مسیر را نشان می‌دهند. جست‌وجو روی نام و پسوند انجام می‌شود و فیلترهای نوع فایل، آپلودکننده، بازه تاریخ و منتخب‌بودن را می‌توانید با مرتب‌سازی جدیدترین، قدیمی‌ترین، نام، حجم یا آخرین تغییر ترکیب کنید. بج «اتصال» روی کارت یا ردیف مشخص می‌کند فایل در بخش دیگری استفاده شده است؛ با انتخاب چند فایل نیز می‌توانید آن‌ها را گروهی جابه‌جا یا به سطل زباله منتقل کنید.

آپلود کشیدنی و انتخاب محل ذخیره

اگر داخل یک دایرکتوری باشید، پنجره آپلود همان مسیر را به‌صورت خودکار به‌عنوان محل ذخیره انتخاب می‌کند. چند فایل را انتخاب یا روی صفحه رها کنید؛ حداکثر دو فایل هم‌زمان و بدون دکمه شروع آپلود می‌شوند. برای هر فایل درصد، حجم منتقل‌شده و سرعت لحظه‌ای جدا نمایش داده می‌شود. نوار پیشرفت از راست به چپ با رنگ آبی پر می‌شود و پس از تکمیل سبز خواهد شد. بستن و لغو، انتقال‌های در حال انجام و فهرست موقت آن‌ها را پاک می‌کند.

upload

جزئیات، پیش‌نمایش و تاریخچه نسخه‌ها

با انتخاب فایل، پنجره جزئیات در مرکز صفحه باز می‌شود. تصویر، PDF، ویدئو و صوت در صورت پشتیبانی مرورگر پیش‌نمایش دارند و ویس با نشانه مستقل مشخص می‌شود. نوع کوتاه فایل، حجم، نسخه جاری و تعداد اتصال‌ها کنار تاریخچه نسخه‌ها دیده می‌شوند. «نسخه جدید» فایل تازه را به همان دارایی منطقی اضافه می‌کند و «بازیابی» نسخه قدیمی را به‌عنوان نسخه جدید جاری ثبت می‌کند؛ تاریخچه قبلی تغییر نمی‌کند.

detail

اتصال‌ها و اشتراک‌گذاری امن

بخش «استفاده‌شده در» نام و نوع هر اتصال را نشان می‌دهد و اگر منبع هنوز در دسترس باشد با کلیک مستقیماً همان یادداشت، تسک، نقشه یا بخش مرتبط را باز می‌کند. اشتراک‌گذاری با اعضا، فایل را با دسترسی مشاهده و دانلود در اختیار کاربر مجاز قرار می‌دهد. برای فردی خارج از نوتوا دکمه «ساخت لینک» یک نشانی امن قابل کپی می‌سازد؛ لینک‌های ساخته‌شده همیشه در جزئیات دیده می‌شوند و می‌توان هرکدام را جداگانه لغو کرد.

حذف امن فایل متصل

انتقال فایل متصل به سطل زباله اتصال‌های فعلی را قطع نمی‌کند، اما لینک عمومی آن دیگر قابل استفاده نخواهد بود. پیش از حذف، پنجره هشدار محل‌های استفاده را فهرست می‌کند و برای حذف دائمی باید قطع اتصال‌ها را صریحاً تأیید کنید. حذف دائمی فایل و تمام نسخه‌های آن قابل بازگشت نیست؛ اگر فقط قصد مرتب‌سازی دارید از جابه‌جایی به دایرکتوری دیگر استفاده کنید.

چطور از آن استفاده کنم؟

1. از منوی اصلی «گنجینه» را باز و فضای فعال را بررسی کنید.
2. در «دایرکتوری» پوشه مقصد را باز کنید یا یک دایرکتوری تازه بسازید.
3. فایل‌ها را روی صفحه رها کنید یا «آپلود فایل» را بزنید؛ آپلود بلافاصله آغاز می‌شود.
4. پس از پایان آپلود، فایل را باز کنید و پیش‌نمایش، نسخه‌ها، اتصال‌ها و دسترسی‌های آن را بررسی کنید.
5. برای استفاده دوباره، در بخش مقصد «انتخاب از گنجینه» را بزنید و همان فایل را بدون کپی تازه متصل کنید.

سوالات متداول